档案管理模块中的文件管理亟待改进！

cgft

档案管理——文件管理模块
打开以后，所有的文件一大堆放在桌面里，对文件进行“修改”或“销毁”的操作时，查找文件十分不便。

设想数年积累下来，大量的文件在这里，如何方便查找？不能只依靠几个排序、查询。是否可以依卷库、案卷做成树状结构，便于成批的查找和编辑操作？

还有，其他的一些问题

1、每个案卷，为什么只允许设定一名管理员？不能允许设置多人吗？

2、文件的密级，在系统中徒有虚名，根本没有参与到OA数据的管理中。为什么就不能将文件密级与用户角色进行关联，不同的密级对应不同的用户角色。权限不够的用户，一般不允许（如果设计完善，可以添加“特批”功能才可以）借阅档案，甚至在在“案卷借阅——借阅申请”中连文件名都不可见。

按文件号排序——不尽人意

排序的结果，不符合一般习惯，查找不方便。如图：2至9号文件跑到后面去了。如果想得到理想的排序，1至9号文件，就得排成01至09；如果最大文件号是3位数，至9号文件，就得排成001至009，但是这种排法又不符合公文排号规则。
如果编程时稍微留点心，就不应该出现诸如此类的问题吧？

cgft

最近几年，随着OA软件的日渐普及，OA软件的易用性也受到前所未有的关注。作为成熟OA的重要标志，OA的易用性成为评价软件质量的重要标准，甚至成为某些用户选型的关键要素，那么如何评价OA的易用性呢?

　　按照软件质量国家标准GB-T8566--2001G，软件质量可以用下列特征来评价：功能特征、可靠特征、易用特征、效率特征、可维护特征、可移植特征。其中易用特征则指由一组规定或潜在的用户为使用软件所需作的努力和所作的评价有关的一组属性。

　　简单的说，就是用户为了使用该软件付出了多大的努力，做出了什么样的评价。如果用户可以很轻松、快捷的使用软件，那么付出的努力就少，评价自然就高，我们说它的易用性好，反之则易用性差。

　　对一般用户来说，很难建立专业的软件质量评估体系，特别是软件的易用性，虽然知道很重要，但是往往不知道从何处着手来评估，只能靠着感觉和印象，有一个大致的感知。如果要正规一些的话，用户从以下三个方面来评估，即易理解性、易学习性和易操作性。

　　易理解性：易理解性是与用户认识软件的逻辑概念及其应用范围所花的努力有关的软件属性。该特征要求软件研制过程中形成的所有文档语言简练、前后一致、易于理解以及语句无歧义。

　　个人认为，易理解性是软件易用的基础，它主要表现在以下三个方面：

　　1、 宣传资料：宣传资料应实事求是，言简意赅，而不是过度包装，描绘理想化的景象。但是很多软件为用户提供的方案书上，为了显示自己的先进性，堆砌了一大堆抽象、时髦的概念和理论，并片面夸大软件的作用，好像无所不能，功盖千秋，花里胡哨的方案书洋洋洒洒上百页，想以此“震住”用户，却搞得用户云里雾里。

　　2、 功能名称：功能名称和图标应该直接、明了，没有歧义，容易理解，让用户一看就知道是干什么的，而不是猜测其作用。但是很多软件对用户特点不够了解，公文、文件、消息和通告等混淆不清。比如还有的软件为了标示其“协同性”，加上了“协同办公”功能，这到底是来做什么的呢，进去之后才发现原来是公文流转。

　　3、 使用手册：使用手册应该站在读者的角度，充分考虑普通用户的接受水平，语言直白、描述细致、逻辑清晰，尽量避免专业术语。由于很多使用手册是技术人员撰写的，使用了大量的专业术语，同时技术人员认为很简单的操作在电脑水平不高的用户看来却无法理解，造成手册的生涩、难懂。

　　易学习性：易学习性是与用户为学习软件应用(例如运行控制、输入、输出)所花的努力有关的软件属性。该特征要求研制方提供的用户文档(主要是使用手册内容详细、结构清晰以及语言准确)。

　　易学习的OA要求用户进入操作界面后一目了然，能够很直观、很容易的找到自己要使用的功能菜单，很方便的完成操作。使用手册也需要站在用户的角度，每一操作步骤细致、清楚，让用户轻松获得帮助。

　　易学习是用好软件的第一步，OA软件功能简单，易用性远胜ERP，所以很多用户感觉各个OA差不多，但是稍微比较就会发现差异明显。

　　我们用一个比较简单(常规功能，100用户数，电脑水平一般)的OA系统作比较，易用性的OA应允许管理员在3天内做完系统的安装、初始设置、用户录入和权限分配，进行一次培训后，绝大部分用户能够在一天内熟练使用常用功能，一周内熟练使用70%的功能，即一周内让系统顺畅的运行起来。

　　而不易用的OA通常需要管理员一周的时间来设置，进行一次培训后，绝大部分用户还需要至少一周的时间方能用起来常用功能，需要一个月的时间使用70%的功能，即共需一个月的时间才能让系统真正运行起来。

　　而在这一个月内，企业付出的学习成本将是很高的，这包括了时间成本、财务成本、人工成本、硬件成本、精力成本等等，所以降低用户的学习成本是非常必要的。

　　易操作性：易操作性是与用户为操作和运行控制所花的努力有关的软件属性。该特征要求软件的人机界面友好、界面设计科学合理以及操作简单等。

　　因为以上特征，操作性强的OA可以让用户直接根据窗口提示上手使用，无需过多的参考使用说明书和参加培训。而操作性差的OA则使用起来磕磕绊绊，别别扭扭。

　　易操作的OA各项功能流程设计的很直接，争取在一个窗口完成一套操作，比如发送文件时，打开发送文件窗口，即可一次性完成文件类型、标题、内文、附件以及接收者的编辑，然后就可发送出去。

　　而有的OA需要先选定文件类型，然后保存，然后再打开文件编辑页面，造成了重复操作，操作繁琐，初学者还常常会招不到刚才保存的文件类型，甚至不知道怎么发送出去，这样绕来绕去的就把人给绕“迷糊”了。

　　另外，易操作的OA默认和可选项多，就是允许管理员设置很多默认和可选内容，这样操作者就尽量避免了过多的手工操作，只要选择一个选项即可。比如公文流转中管理员可以把公文模板设置的尽量详细些，可以设置默认主题和流程，可以设置审批动作，这样普通用户只要调出模板，填填空、选选按钮就可以了。

　　总之，OA的功能虽然越来强大，操作却应该越来越简单，因为任何产品的发展都是越来越傻瓜化。对OA来说，其最高境界就是做到“零手册”，即无需手册的帮助，就能够直接上手使用，这就要求OA做到“所想即所见，所见即所得”。也就是说你想它应该是怎么实现的，它就是怎么实现的，你想它应该是什么作用，它就是什么作用。

cgft

光有好的思想，没有好的执行，一切都是空谈。对OA来说，理念虽好，却在功能、界面、流程设计上做得一塌糊涂难以使用；对企业来说，初衷虽好，却连最基本的功能都用不起来，这一切又有什么用呢？OA的理念需要设计者很好的执行，OA的使用需要用户很好的执行，这一切都需要一个前提，那就是OA的易用性。

通达赵瑞丽

您好，档案管理模块部分建议在以后版本中改进。像您提的这些需求，我们建议通过二次开发比较合适。

国产OA第一

为什么动不动就要二次开发来做呢，客户写了这么多反馈，哪怕你们采纳进去一两条，可能就可以大大改善档案管理的效果了，虽然大家都知道这个IT软件行业都存在二次开发的事情，但如果能舍弃点利益得失方面因素，多付出点，或许能大大提高客户满意度，最终也会带来更多的新客户

谢谢

cgft

“为什么动不动就要二次开发来做呢，客户写了这么多反馈，哪怕你们采纳进去一两条，可能就可以大大改善档案管理的效果了，虽然大家都知道这个IT软件行业都存在二次开发的事情，但如果能舍弃点利益得失方面因素，多付出点，或许能大大提高客户满意度，最终也会带来更多的新客户
”

人贫双月少  衣破半风多
虱子多了不怕咬，我已经无语了。