【小常识】浅析总账和明细账的同步

cgft

物料管理，要做到先进先出，就有可能需要建立两套帐，即总账，记录物料信息；明细账，记录出入库流水。这就涉及一个总账和明细帐的同步问题。
下面是一段与用户的对话：

新编写的“自动生成初始批号”程序，经调试已基本通过了。在系统正式运行前，多练习操作几次。对照运行结果检查一下是否符合物料先进先出记账法的要求。

——好的。我们会提前试运行一段时间的。

你们因品种多，从别的系统里导出各品种初始库存的各批次信息又不方便，很费劲，只想把每种物品的初始库存作为一个批次来对待。这个功能，符合你们的不导入初始库存批号的想法。
在练习操作时，如果事先已经备份了物品总账数据表 xxx 和明细账数据表 yyy 。那么以后每次操作练习后，只要将这两个表清空，然后再用数据库管理工具软件将这两个表重新导入一下，就可以再次练习操作。

——好的。我们有时间多试试。

系统在领料时，按批次顺序发料。当各批次物品均已发罄，但总账中显示的存货数量却不为零，则表明总账与明细账数量不符。
此错误的出现，有下列原因：
1、建立系统初始数据时，库存物品未录入原始批次信息或录入的总账数量与明细数量不符；
2、系统运行时，因突然断电、计算机病毒感染、操作系统和数据库及组件等应用软件出错导致宕机；
3、日常的数据维护操作时，超级管理员人为地修改了总账中的物品库存数量但却没有与明细账数量保持一致。
因此，系统正常运行后，平时也可运行一下“自动生成初始批号”这个功能，可以检验总账和明细账是否存在数量对不上（只是数量不符，不会对物品的存货总金额有不良影响）的错误。如果有错，就应该即时查明并予以补救。

——嗯，理解了

以前采用移动加权平均记账法，由于记账体制的不同，根本不会发生总账和明细账的存货数量不一致的情况。

——哦哦这样啊

搞财务的能明白，因为不用先进先出啊

——嗯嗯

所以就不用在明细账里记载存货数量了。
进了多少个，是多少钱，记入总账，就完事大吉了。出了多少个，也是在总账里减去数量，按均价在总账里减去金额。
进出都是一笔账，就不会记错。
先进先出则是总账和明细账，两笔帐。稍一不慎，就会出现二帐不符的现象。

——是是，怪不得先进先出好多系统不支持呢。

这是计算机系统天生的缺陷——断电就如脑死亡，所有记忆瞬间灭失。

——(:lol)虽然很少断电，但是也难免啥时候断电。

刚完成总账记账，断电了，UPS也失灵了，再不就是服务器死机了，明细帐没来得及记，百分百就杯具喽。:Q
昨天刚跟“自动生成初始批号”这个功能较了一整天的劲。原来以为这个功能只是给初始建库用的。后来一想，必须得有这个功，能用作日常排错，不能缺。
不但断电会出错，还有正常运行时，系统服务器软件出错导致的数据库崩溃，也是免不了的。不得不防。
如果OA仅仅是用于一般办公，问题不大。对这种意外的安全措施，就用不着非得那么强化，大不了把备份数据库恢复一下呗。

——对，要是有错误靠人可能很难发现。

但涉及财务系统就不同了，账账相扣，相互映证，一分钱也不许差。绝不能等闲视之。
平时数据维护，只要运行“自动生成初始批号”，如果出现了可以生成初始库存的信息（出错情形不同，物品数量可能是正数也可能是负数），就说明有错啦，你们就可以赶紧排错吧。
你们可以在测试机里验证一下哦。

——嗯嗯，我们到时候定期运行一下，看看有没有错误。

（END)

题外话，不是所有用户的服务器，都配置了不间断电源的。