企业事业单位的物料管理——办公用品管理的外延应用探讨

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企业事业单位的物料管理——办公用品管理的外延应用探讨

本帖拟就通达OA的办公用品管理模块，扩展应用至企业事业单位的物料管理的可行性进行分析，通过剖析物料管理的共性，针对低值易耗品类的管理特点，重点以企业应用为对象，与大家一同探讨办公用品管理模块的外延应用途径。

一、可行性分析

1、什么是低值易耗品
1.1 在企业会计科目中，低值易耗品通常被定义为：
① 通用工具。直接用于生产过程的各种工具以及各种辅助工具；
② 专用工具。专门用于生产各种产品或仅在某道工序中使用的专门模具、专用夹具等；
③ 替换件。容易磨损或为制造不同产品需要替换使用的各种设备、组件；
④ 周转材料。用于企业内部周转使用，既不出租、也不出借的多次使用的物品、包装物等；
⑤ 劳保用品。发给工人作为劳动保护用的服装鞋帽等各种防护用品；
⑥ 管理用具。管理部门和管理人员用的各种家具、办公用具、办公用品等；
⑦ 其他低值易耗品。

1.2 在事业单位中，低值易耗品通常被定义为：凡不够固定资产标准又不属于材料范围的工具设备， 如“低值仪器仪表、工具量具、玻璃器皿、一般用具、以及独立使用的元件、配件等属之。（材料，在这里被定义为消耗性材料和不够固定资产标准的工具、器具、用具、家具等。）

由上可见，在物料管理中，办公用品仅仅是低值易耗品类别的一个子类别。

2、低值易耗品的特点
① 单位价值较低；
② 品种多、型号杂、范围广、更新快；
③ 领用频率高、使用人员多；
④ 部分物品属人们日常生活用品，若管理不善，极易滋生舞弊贪腐。

3、低值易耗品的管理
物料管理的共性，管的就是物，其基本要求之一，就是要求库房保管员做到账、物相符。无论是企业还是事业单位，物料管理无非包括：
① 物品按规程采购。需要有库存定额、采购计划、资金审批。
② 物品入库。需要有验货签收，登记入库。
③ 物品领用。需要有请领审批，登记发货。
④ 存储盘点。盘盈盘亏要有审计记录；库存调账。

面对低值易耗品的特点，如果以上过程采取手工填单、层层审批，则管理效率不敢设想，再好的管理制度，最终都可能会流于形式。

无论是什么性质的单位，哪怕是私营家族企业，财、物的管理工作都是一个敏感的岗位。虽然低值易耗品品单位价值不高，但却由于其琐碎杂乱，量大面广，总金额一年下来亦十分可观。稍一放松，损失浪费随即发生。管理起来宽严两难，劳心费力，一直是很多单位的物料管理中的一个薄弱环节。

随着企业信息化进程的深入，很多企业的产品原料、主材等都已纳入到ERP或PDM等系统之中，通过BOM(物料清单)给出物料定额，然后层级展开带出需求，完成物料的入库、领用、审批及核算等工作。而低值易耗品相比于原料主材，因其品种多、规格杂、单位价值低的特点，也因其管理业务涉及企业部门多、涵盖企业人员广的难处，因此不管是软件供应商还是软件使用者，从管理成本和综合效费比衡量，也很少将低值易耗品的管理纳入到ERP等以用户数计费的专门系统之中。

通达OA办公软件平台，则以其系统开放性好、使用操作简便、应用人员覆盖范围宽、单位用户成本低的特点，又由于其流程驱动的信息传递特性，恰能以最佳效费比，很好地弥补低值易耗品管理这一企业管理中的短板。
通达OA 中的办公用品管理模块，经剖析，数据结构比较合理，工作流程亦大体可行，程序代码流畅清晰。如若稍作改进，完全具备将应用扩展至低值易耗品管理乃至整个物流管理的潜质。

2014-8-4注：在这里仅发布本人写的“管理权限设置”的读写程序。其他模块，因涉及到通达提供的程序源码的部分，由于可以理解的原因，恕不发表，敬请谅解 。欲交流者，本人届时仅能提供经通达授权的加密后的程序。

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二、总体需求

力求实现对单位或企业中的低值易耗品，从入库签收、领用审批到物品出库、库存盘点等整个物流全过程的业务流程和物流信息的无纸化管理。
为达成上述需求，适应不同企业的多种管理模式，应围绕物料管理的共性特点，在流程定制、权限管理、提升用户体验、减少系统管理员大量参与事务性管理等方面，尚需作如下努力：

2.1 瓜田李下 阳光操作
系统中各节点的操作者，各司其职；各类操作，都有审计、审核环节。将所有操作置于阳光之下，将权限关进审核的“笼子”里，有效地解脱操作者的“瓜田李下”之嫌。

2.2 流程定制 灵活简便
在审批级数、库房设置、人员设置和人员权限定义分配等多方面充分考虑到企业体制不同、管理模式多样等差异，在系统中允许对流程进行灵活简便地定制。

2.3 用户体验 简捷为王
系统充分考虑用户操作体验，力图提供简捷方便的操作界面和高效实用的辅助组件，全力降低操作差错、提高工作效率。

2.4 宽严相济 权限严密
充分利用OA的权限和角色的设置、管理功能，在代码级甄别用户权限，将各模块的管理功能在严谨的权限管理的基础上最大限度地向全体用户开放。

2.5 简政放权 无为而治
把系统管理员从日常的事务管理中解放出来，变“垂帘听政”为“无为而治”，最大限度地减少系统管理员对企业日常经营活动中的事务干预，让企业中的各级管理人员真正有效地各司其职、各负其责，减少了系统管理员在实际工作中“挣钱不多，管事不少”的责言。

三、体系构建

3.1 菜单体系
菜单体系，应该紧密围绕应用展开，以实际应用的人员角色划分菜单，让每个操作者在自身的权限角色中完成所有工作，也便于系统的权限管控。

一级菜单	二级菜单	允许开放权限范围	推荐开放权限范围
库存物品查询	--	全体用户	全体用户
领料单据填报	--	全体用户	全体用户
采购入库登记	--	全体用户	采购员
单据查询导出	--	全体用户	全体用户
部门领导审批	--	全体用户	部门主管以上管理人员
业务主管审批	--	全体用户	※ 库管理员、物品报废鉴定人、存储业务领导等
保管员记账	--	全体用户	库保管员
仓储业务管理	物品管理	全体用户	※ 库管理员、物品报废鉴定人、存储业务领导等
	统计报表	全体用户
	存货盘点	全体用户
系统功能定制	--	全体用户	OA系统管理员

※ 若角色定义不方便，向全体用户开放菜单权限亦无妨。

要求在程序中妥善处理角色和权限的甄别，有助于减少菜单发布对角色权限的后顾之忧，有利于增大系统实施的灵活性。

通达张建君

cgft 发表于 2014-7-25 11:18
二、总体需求
力求实现对单位或企业中的低值易耗品，从入库签收、领用审批到物品出库、库存盘点等整个物流 ...

您好，非常感谢您的分析与建议，会把您提出的建议提交给相应的人员进行参考，目前办公用品模块是在整体的改进。

cgft

3.2 数据体系
在数据库TD_OA中，建立5个数据表即可满足运行要求。

① 物料库表。记录物料库的信息，包括库名、所含物品类别ID、所服务的部门、库的业务主管（管理员）和库的物品保管员。从当前国情出发，每个库的业务主管和保管员，设置多人是不适宜的，会导致人浮于/事，陷入“一个和尚担水吃……三个和尚没水吃”的怪圈。

② 物品类别表。为物料库各类别建立的索引信息等。

③ 物品信息表。记录库存物品的信息。包括品名、规格型号、单位、单价等基本信息，供应商、品牌、警戒库存等管理信息，特殊物品的专属领用人员和专属审批人员、物品存贮位置（库区号、货架号、层间号等的业务信息，可领可借和只准借用等的标识信息。
鉴于通常的传统习惯，人们对物品的识别一般采用“物品名称+规格型号”的识别方式，因此系统应该避免采用枯燥无意义的代码以符合现实中大多数人的传统使用习惯。虽然这么做增加了程序的复杂性，但对于软件的易用性而言，付出点开发代价还是很值得的。

④ 物料收发凭证。记录物品采购、领用、借用、归还、报废、维护保养下架和盘盈盘亏调账等的出入库凭证信息，经手人、制单人、审批审核人、收发料人的姓名、日期时间等的业务流程信息，凭证的业务流程流转状态信息，物品数量、单价、金额的账务信息及数据指针信息等。

⑤ 采购签收表。采用“物品名称+规格型号”的物品标识方式无疑对物品的日常管理的规范化大有益处，但面对种类繁多的物品，不可能要求每个采购人员都熟悉规范化的物品名称，物品的供应商也不会按你的要求提供物品采购发/票/和单据的（你的 标准的）规范化的品名、规格型号。 这就要求在物品的采购入库环节，在物品入库登记前，要有一个品名规格的规范化过程，而采购签收表，就扮演了规范化过程中的数据缓冲角色。
附件，即为采购签收表数据结构的SQL导出文件。

STG_ID 唯一自增ID        STG_NO 入库单号        PRO_ID 物品ID        SRO_NAME 物品名称        SRO_DESC 规格型号        STG_UNIT 计量单位        STG_QTY 采购数量        STR_PRICE 物品价格        REMARK 备注        STR_DATE 制单日期        STR_DOCR 经手人        STR_AMOUNT 物品金额        REASON 拒签理由        COMPANY 厂家        BAND 品牌        DEPT_ID 部门ID        DEPT_MANAGER 部门审批人        DEPT_STATUS 部门审核状态(0-待审核,1-同意,2-不同意)        DEPT_DATE 部门审批时间        GRANTOR 库房签收人        GRAT_STATUS 签收状态标志(0-待签收,1-已签收,2-退回)        GRAT_DATE 库房签收时间        ORIGINAL_NUM 采购凭证号        TRANS_ID 物料收发凭证表关联指针

PS：搞了半天发不出来，原来是“发/票”被列入敏感词，被屏蔽了。



附注：另外，为了向用户提供系统定制功能，还需要在数据库TD_OA的"系统代码设置表"sys_code 中，添加数条代码主分类PARENT_NO为“FTDZYH_PRODUCT”的记录（可在系统管理中编辑），并在数据库TD_OA的"系统参数表"sys_para中，为其添加一条参数名称PARA_NAME 为“FTDZYH_PRODUCT”的记录以便保存系统定制参数。

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3.3 流程体系
针对物料管理的共性和低值易耗品管理的个性，流程的构建要着重考虑下述几点：

3.3.1 采购入库
考虑到除专职采购员外，企业的任何人都有可能参与到低值易耗品的零星采购活动之中，因此采购入库必须要有采购者的部门审批和物品入库时的库房验收两个环节。部门审批体现监管，库房验收既是监管的需要，也是规范化管理的需要。
通常，相对固定的物品供应商，会对企业提供赊销记账、送货到门、定期结算的信用服务模式。系统中针对此类情形，应专门设置“库房签收+批量记账”的业务流程以方便日常管理，提高工作效率。

3.3.2 物料出库
考虑到企业中计算机配置的普及率，物料的领用、借用申请单可由申领者填报，也可由基层部门主管代为填单；可以定制为一级或二级审批环节。
在从申请发起直至结束领料的整个申请流程的生命期中，请领者和部门主管都可随时查看流程状态；制单人可以向被拖延的中间环节经办人发出催办提醒，也可随时撤销单据、终止流程。
系统应为物料申领者提供多种进入途径和查询、填单方式，并针对低值易耗品规格种类繁杂的特点，设置在查询界面过滤零库存物品的选项和模糊查找的方式，以方便使用、改善用户体验。
对于采购的物品未经入库即直接送到领用人手中的特例，系统应设置一进一出（又名：即购即用）的记账流程，即在填报物品入库单的同时，系统自动生成物品的领料单，以简化用户的操作。

3.3.3 审核审批
所有审批过程均做到有案可查；在单据流程的各节点生命期内，各节点操作者可随时撤销和改变审批意见；为库管理员的审批和可保管员的收发料设定当日工作记录的复核、收回功能以减少红字冲账的操作。
可设置成当库管理员或保管员中任一人不在岗，另一人可代为操作。

3.3.4 个人数据管理
各制单模块中都设有个人单据管理功能，对未完成的单据进行追踪管控，按时间段对已结束的工作进行历史单据检索调阅。
各级别的管理人员，还可在本人的管辖权限内，在为全体用户专设的“单据查询导出”中，查询、导出所辖部门或单人的单据数据。

3.3.5 物品管理
对系统中物料的识别避免采用枯燥无意义的代码而是采用明晰易记的“物品名称+规格型号”的识别方式，以符合现实中大多数人的传统使用习惯。
遵循“账、物相符”的物料管理原则，严格禁止涉库业务人员在没有他人监管的环境场合中自行修改库存物品的数量。物品数量的增减，只能通过入库记账、报废申请和库存物品盘点调账环节来实现，且这些环节都必须设置有审核和审批节点。

3.3.6 权限控制
在代码级进行权限甄别，根据操作者角色，可以屏蔽物品价格、采购供应商等敏感信息，可以判断除操作者本人所经手单据之外的允许查看范围等。
可自定义的角色权限操作+菜单权限设置+代码级权限甄别，三位一体，构建严密、灵活的权限管控体系，满足对多种企业体制和管理模式的适应性。

pengsen

最大限度地减少系统管理员对企业日常经营活动中的事务干预，让企业中的各级管理人员真正有效地各司其职、各负其责，减少了系统管理员在实际工作中“挣钱不多，管事不少”的责言。

说得很好，系统管理员帮公司上一个人力资源系统就要帮人力资源部做登记，上一个客户关系管理系统就要帮市场部销售部做事，一些本来应该是其他部门做的变成了系统管理员在做，这样系统管理员哪里还有可能主动建议公司上信息系统，软件开发商想通过系统管理员来销售软件的路子也就不存在了。

cgft

pengsen 发表于 2014-7-28 09:25
一些本来应该是其他部门做的变成了系统管理员在做，这样系统管理员哪里还有可能主动建议公司上信息系统，……

完全避免OA管理员参与日常事务，是有一定的困难，但如果能把握好对象的内在联系，梳理好流程和权限，安排好自定义的节点，尽可能将各种可能的特异情况考虑周全，就可以最大限度地避免以上情况的发生。这对架构设计者的业务素质和管理经验是一个考验。
在这个子系统中，如果将所有菜单向所有人员开放，就得把物料库的新建工作交由管理员负责。而如果“物品管理”菜单仅向库房业务人员（库房管理员和保管员）开放，则OA管理员就可以完全不参与该系统的任何业务。
届时，OA管理员只是负责一下系统定制的参数设置就行了（参见http://club.tongda2000.com/forum ... &extra=page%3D1帖中本人回帖的插图）。
既是是那张插图，也设计成除OA管理员外，允许其他的人也可以看到，但不显现“保存”按钮。也就是说对OA管理员外的其他人是可读不可写的。

liao99

使用现在的智能开发平台建立基础数据表可能更好一些。流程使用插件将数据写到基础数据表中。开发简单，速度快

cgft

3.4 监管体系
低值易耗品的管理特点决定了审批级数不宜过多，以一级为好。通常由部门主管审批即可。
特定物品，可设置专审人员审批。特定物品，还可设置专人领用。

3.4.1 入库签收
物料采购后的入库签收见下图：


3.4.2 厂商到货登记
对于3.3.1 采购入库中的固定供应商的信用服务模式，厂商送货到门，保管员验收后登记入库，入库单由库主管审核即可。

3.4.3 物料领用
正常的领用、借用，由部门主管担任审批，库房主管负责审核，然后通知保管员备料，通知申请人领料。见下图：


即购即用流程同时生成的领料单，转部门主管补签确认。
只许借用的物品，程序自动甄别；特定物品专审环节，安排在部门审批之后，库管审核之前。

3.4.4 其他入、出库
为保证库存物品的任何增减都能做到有据可查、有章可循、有效监管，对物品出入库操作因各种原因导致的差错、日常保管业务（如物品下架维护）及仓储正常损耗（如借用磨损等）等导致的物品数量变动，通过存货账务处理的报废申请、调账报批、维保提交等流程实现（见下图）。


存货账务处理的各流程由库房人员提交，转相关人员鉴定或审批，然后记账。
以上监管，属于过程监管这个层次。
单位的有关领导和各级部门的主管领导，有权限查阅所辖部门的各类单据、报表。个人可以调阅本人的操作记录和单据。审批程序有条件地可逆，申请单据允许有条件地撤回。库管和保管员的当天的操作允许收回。以上组成了监管的另一个层次——事后监管。
本人认为，尽可能的安排可定制的多层次的监管，是十分必要的。可以增强软件对不同企业单位、不同体制和不同管理模式的个性需求的适应性。

pengsen

3.4.1 “入库签收”下一步“编辑修改”，再下一步不用到“填单”了吧，直接到“审”批，或者“入库签收”的下一步直接到“填单或修改”